Integração Logística que virou automação completa — Parte II (final)
- Tempo de Leitura: 7 minutos
No artigo anterior, eu expliquei toda a estrutura da empresa e seus processos antes da automação realizada durante uma consultoria que prestei recentemente. Caso você não tenha lido o artigo anterior, acesse aqui para ler.
Nesta etapa do artigo detalharei os seguintes pontos:
- Simplificação da estrutura física e lógica da empresa;
- Como foi possível a automação;
- Resultados obtidos.
1. Simplificação da estrutura física e lógica da empresa
Encerramento o suspense que acompanha este artigo desde a primeira parte, vamos as automações e mudanças de processos que foram realizadas durante a consultoria.
Como pode ser observado na Imagem 01 — Operação de vendas — Cenário 02 (Após Automação) a estrutura física da empresa teve uma redução significativa. Após as automações, a empresa que utlizaza 4 (quatro) Operadores de Negócios, passou a contar com apenas um colaborador para esta função.
Este operador passou a ser o responsável por monitorar a ferramenta de integração e ERP adotado pela empresa durante a consultoria (Bling®) e também, com os dados apontados pelo ERP solicitar novos produtos a fabricante que fica no Sul do país.
O caro leitor deve estar se perguntando: “Mas se ocorreu tantas automações, por que é necessário ainda contar com um operador de negócios nesta nova estrutura?”
Como todas as integrações são realizadas via internet, podem ocorrer falhas em alguma das plataformas e, com isto, o processo automatizado ser interrompido. Neste caso é necessário intervenção humana e correção do processo manualmente. Além disso, no momento que escrevo este artigo, o empresário optou por não automatizar o processo de pedidos ao fabricante quando o estoque estiver baixo (automação possível de ser realizada). Então, faz-se necessário manter este funcionário para estas atividades.
Ainda que o Operador de Negócios esteja diretamente ligado ao monitoramento dos pedidos e integrações, além de ser o responsável pelos pedidos ao fabricante, sobrou uma parte do dia para que este colaborador possa auxiliar no suporte ao cliente (lembre-se, na primeira parte deste artigo, eu citei que o setor de suporte e atendimento ao cliente possuia apenas uma pessoa. Caso ainda não tenha lido a primeira parte do artigo, recomendo que clique aqui antes de continuar).
Então entenda que, mesmo com a redução de colaboradores (Operadores de Negócios) mantivemos toda a operação funcionando e ainda melhoramos a eficiência de um setor primordial da empresa — o Pós-Vendas e Suporte ao Cliente.
A estrutura física da empresa (armazém locado) foi fechada e, os dois colaboradores passaram a trabalhar de forma remota. O armazém de estoque dos produtos foi movido para a estrutura dos Correios® por meio de contrato utilizando o serviço Log+. O fabricante passou a direcionar os pedidos diretamente para o depósito dos Correios® e, o Operador de Negócios ficou com a simples tarefa de emitir uma nota fiscal de transferência para depósito aos Correios® após conferência por parte do funcionário da empresa.
Na próxima seção irei explicar de forma simplificada como ocorreu a automação e, como o processo ficou transparente ao cliente final (que sequer percebeu a mudança no backoffice da empresa).
2. Como foi possível a automação
Você caro leitor, que é um bom observador, já deve ter percebido que, toda essa automação de processos só foi possível com a adoção da ferramenta de ERP Bling® (ATENÇÃO: não é publicidade, mas se a empresa quiser me patrocinar, tô aí pra negociar…risos).
De forma bem suscinta, a ferramenta nos proporcionou todas as integrações necessárias: com o site do cliente, marketplaces e operador de logística.
Como o cliente já possuia cadastro nas plataformas que citei na primeira parte deste artigo (Mercado Livre®, Magalu® e Olist®), realizamos as devidas integrações seguindo os manuais de cada marketplace e do site do cliente.
Nota: neste artigo não irei apresentar como realizar os cadastros nas diversas empresas aqui citadas, mas se você que está lendo este artigo quiser, posso providenciar o material completo.
A Imagem 02 apresenta de forma detalhada as integrações e automações realizadas. Uma observação importante a ser realizada é que para o cliente, o processo não foi alterado. Desde a primeira parte deste artigo, é perceptível que o procedimento de compra por parte do mesmo manteve-se inalterado. Isso animou bastante o empresário a realizar uma mudança tão grande no backoffice (uma vez que a operação para o cliente não seria afetada).
Com relação as integrações, o ERP Bling® tornou-se a chave para solucionar os problemas do cliente. Essa ferramenta foi a integradora de todos os pedidos oriundo dos diversos canais de vendas do cliente e, além disso, também foi a centralizadora do estoque. Quando é realizado uma reserva em qualquer um dos canais de venda, automaticamente a plataforma do Bling® é comunicada e, dispara para todas as outras plataformas atualizando o estoque dos produtos. E quando o operador de negócios atualiza o estoque com a nota fiscal de entrada dos produtos, ocorre o mesmo: todas as plataformas de vendas são atualizadas. Ou seja, resolvemos o problema de um canal de venda performar melhor que outro e, por falta de atualização do estoque, ocorrer atrasos no faturamento.
No processamento automático, são realizadas as seguintes operações após o pedido de venda ser pago pelo cliente:
- Canal de venda envia informação de confirmação de pagamento ao ERP Bling®;
- Bling® emite nota fiscal e envia a mesma ao Correios® Log+;
- Correios® Log+ separa, embala, etiqueta, envia a encomenda ao cliente e retorna para a plataforma do Bling® a informação do código para rastreamento da encomenda;
- Após o recebimento do código de rastreamento da encomenda, o ERP Bling® atualiza no canal que originou o pedido (marketplace ou site) as seguintes informações: status do pedido, código de rastreamento e envia a nota fiscal (XML e PDF);
- A última etapa das automações já era realizada por cada um dos canais de venda que é, enviar email atualizando o cliente sobre toda a operação realizada (enviar código de rastreamento e nota fiscal).
Na forma sintética que foram apresentadas neste artigo, as automações e integrações parecem simples. Porém, não se engane, nobre leitor: foram vários emails trocados com as empresas envolvidas (e muito estresse compartilhado entre o empresário e eu…risos) até conseguirmos realizar todo o processamento.
Na próxima seção, apresentarei os resultados obtidos e os ganhos para a empresa que realizou as automações e também para o cliente (esta foi a cereja do bolo, risos).
3. Resultados obtidos
Mais importante que implantar qualquer sistema tecnológico para uma empresa, é acompanhar os resultados que esse processo trouxe: sejam eles positivos ou negativos.
Com esse cliente de consultoria não foi diferente: analisei de perto toda a melhora nos processos e performance. No final tivemos fomos surpreendidos por um dado inesperado. Acompanhe até o final para descobrir o que ocorreu.
Para simplificar, vou separar os resultados em 4 partes:
a. Melhoria de processos da empresa:
Com a integração do estoque e, também com a redução de trabalho manual, os processos de monitoramento de estoque foram simplificados e otimizados: não ocorreu perda de vendas por produto com estoque desatualizado em nenhum canal.
Além disso, com a automação da emissão de nota fiscal e não haver mais necessidade de um funcionário da empresa ficar separando produtos, ocorreu melhor aproveitamento do tempo e, consequentemente, disposição para que este funcionário focasse também no suporte e apoio aos clientes.
b. Redução de custos:
Sem entrar muito em detalhes, com certeza você já deve ter percebido que ocorreu uma redução significativa nos custos da empresa.
Dentre os principais custos reduzidos após a automação e integração citados neste artigo, podemos destacar:
- fechamento do armazém de estoque findando-se assim custo com locação e todas as despesas para manutenção do espaço (água, luz, internet, seguro, monitoramento e segurança etc.);
- redução no quadro de colaboradores (menos 3 operadores logísticos);
- isenção no custo de embalagem e etiquetamento de encomendas, pois, está incluso no contrato com o Correios® Log+ estes materiais;
- redução nas tarifas de postagens.
Infelizmente, por questões contratuais, não estou autorizado a citar os valores reais. Mas posso garantir que o valor de despesas mensais reduzidas me surpreendeu.
c. Otimização do processo de logística:
Como já citado neste artigo, as compras realizadas ao fornecedor (fabricante do Sul do país) passaram a serem entregues diretamente em armazém dos Correios®.
Uma vez que os produtos já estão no operador logístico (neste caso, os Correios®) ocorre uma otimização nos prazos de entrega, pois, o produto não precisará passar por uma Agência ou Centro de Distribuição dos Correios antes de dirigir-se para a rota de entrega ao cliente que fez a compra.
E, essa otimização, acabou por nos surpreender com o último, porém, não menos importante resultado obtido com toda essa consultoria: Percepção de melhora na satisfação do cliente.
d. Satisfação do cliente:
A “cereja do bolo” para todo este trabalho realizado e, que foi a nossa maior surpresa, foi uma perceção de melhora na satisfação do cliente.
- 75% dos clientes que realizaram pedidos antes e depois da automação relataram maior velocidade nas entregas bem como redução significativa nos custos com o frete;
- 98% dos clientes que fizeram o pedido e, a entrega dos mesmos era em regiões metropolitanas e capitais relataram estar muito satisfeitos, pois, seus pedidos chegaram muito mais rapidamente que antes (em alguns casos, os produtos foram entregues no mesmo dia);
- 89% dos clientes relataram melhora no suporte ao cliente após o recebimento dos produtos (pós-venda).
Conclusão
Ficou muito claro pra mim que, com automação e integraçõe podemos melhorar em muito o atendimento em ambientes virtuais e plataformas de e-commerce.
Cada vez mais, com os avanços tecnológicos, torna-se imprescindível a adoção de ferramentas que auxiliem como um todo qualquer trabalho que esteja sendo realizado de forma repetitiva e manual.
E por fim, fica o alerta aos profissionais de TI (principalmente os desenvolvedores): vamos focar na solução para os nossos clientes/usuários. Tentar “empurrar” uma ferramenta que levará meses e talvez anos para ser desenvolvida frente a uma que já está disponível no mercado e operante, nem sempre é a melhor solução. Diariamente recebo relatos de empresários que ficam indispostos a adotar qualquer ferramenta devido ao “medo de não funcionar”.
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Artigo publicado originalmente na plataforma Medium em 30 de março de 2023. O acesso ao artigo original pode ser realizado aqui.
Sobre o autor
Paulo Fernando Abse Benassi é formado em Sistemas de Informação pela Libertas – Faculdades Integradas de São Sebastião do Paraíso/MG. Analista de Sistemas, desenvolvedor web e analista de dados. Trabalha na área de tecnologia desde 2003. Desde o início da carreira, começou a estudar sobre a área tecnológica e nunca mais parou. Em aprendizado contínuo. Clique aqui para analisar os projetos e atividades desempenhadas pelo autor.
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