Integração Logística que virou automação completa — Parte I
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Era para ser apenas uma integração logística com o webservice dos Correios (log+), porém, o contato com o cliente, rendeu uma automação completa.
Neste artigo, irei apresentar o resultado de uma consultoria que realizei recentemente. Irei preservar os dados do cliente e também, parte do processo automatizado por questões contratuais.
Mas antes de iniciar apresentando o resultado, vou tentar explicar como era o processo de vendas, bem como a estrutura básica desta empresa.
Outras empresas citadas neste artigo, são marcas comerciais e com ampla divulgação no mercado nacional (e internacional). Mesmo assim, todas as imagens e marcas, quando citadas, receberão os devidos créditos. Ressalto que no momento que este artigo é escrito, essas empresas disponibilizam os produtos/serviços aqui destacados e os mesmos estão ativos em seus portfólios comerciais. Porém, nada impede que, a qualquer momento ocorra a decisão de não mais comercializá-los.
Apresentação da estrutura de negócios da empresa e metodologia adotada
O trabalho de consultoria foi realizado em vinte dias, remotamente com contatos diários junto ao proprietário da empresa (eram utilizadas cerca de 2h diárias após às 18h, pois, tenho outro trabalho em horário comercial).
Se considerarmos o tempo dedicado a este projeto foi relativamente baixo, dado o resultado obtido.
Inicialmente, o cliente me contratou para realizarmos a integração de um ERP ao webservice dos Correios (log+). Já nas primeiras reuniões, percebi que, além da integração logística, grande parte dos processos dele poderiam ser automatizados. Não com a ferramenta utilizada naquele momento. Porém, pesquisando, descobrimos uma ferramenta com excelente custo/benefício que atendia perfeitamente todos os processos da empresa (não fique ansioso(a), até o final do artigo eu cito a ferramenta — risos).
A empresa trabalha com produtos próprios, produzidos sob demanda por uma fábrica terceirizada no Sul. Tais produtos são vendidos por alguns marketplaces e site próprio e são entregues a todo o Brasil utilizando a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (a partir de agora, será citada apenas como Correios).
No cenário inicial, o trabalho era apenas transferir um contrato tradicional dos Correios com a empresa, onde, os produtos são postados em uma agência ou coletados na estrutura da empresa para um contrato novo, onde ocorre a integração com o Correios log+ (fulfillment). Para maiores informações sobre este serviço dos Correios, acesse o site clicando aqui.
Até este momento, a estrutura da empresa era composta por 4 (quatro) operadores de negócios que ficavam conectados nas plataformas dos marketplaces e no website da empresa, monitorando as vendas ocorridas em cada canal. O estoque era dividido a cada marketplace e site de forma que, se uma plataforma obtivesse melhor desempenho que outra, mesmo ainda possuindo estoque na empresa, para o marketplace/site, o estoque poderia estar zerado, diminuindo o faturamento ou até mesmo adiando possível receita com as vendas.
Os quatro operadores de negócio citados anteriormente, além de monitorar as plataformas de vendas, eram responsáveis também pela separação dos produtos no estoque, embalagem, emissão de nota fiscal, solicitação de serviço de coleta pelos Correios e atualização do status dos pedidos nas plataformas de vendas (além de enviar email aos clientes com o código para rastreamento e nota fiscal do pedido).
Para suporte às vendas e contato com os clientes, a empresa possuia apenas uma pessoa que trabalha remotamente atendendo os clientes por WhatsApp, solicitações via plataformas etc.
Neste momento, é importante ressaltar que, além do custo direto com os quatro operados de negócios, a empresa mantinha um depósito (locado) e toda a estrutura para manutenção deste espaço (água e esgoto, energia elétrica, internet, seguro, segurança e monitoramento etc.).
A estrutura inicial da empresa, pode ser ilustrada pela Imagem 01:
Achei importante separar cada um dos stakeholders envolvidos em grupos:
- Cliente/consumidor;
- E-commerce e marketplaces;
- Estrutura da empresa — separando depósito e interação entre operadores de negócios, além do processo de separação e envio dos produtos, bem como suporte às vendas;
- Fábrica (que localiza-se ao Sul do país) e é a responsável pela produção dos itens comercializados pela empresa.
Antes de prosseguir, uma pausa para algumas explicações…
Antes de seguir indicando a ferramenta utilizada e também todo o processo envolvido, você, caro leitor, deve estar pensando: “Mas, Paulo, você não é desenvolvedor? Por que então não desenvolveu a ferramenta para o cliente ao invés de implantar uma ferramenta disponível no mercado? Seu faturamento não seria maior?”
A resposta para duas dessas perguntas é SIM: sou desenvolvedor e teria condições de programar a ferramenta para o cliente e, meu faturamento realmente seria maior se optasse por desenvolver a ferramenta.
Porém, muitas vezes na área de TI precisamos tomar algumas decisões e, não focar apenas nos ganhos imediatos (ou neste caso não seriam tão imediatos assim, risos) e nos atentarmos ao problema do cliente/usuário. O cliente precisava de uma solução imediata e, como no momento trabalho de forma autônoma, levaria um bom tempo para desenvolver a ferramenta completa que já está disponível no mercado. Além do tempo desprendido, tem a questão financeira: a ferramenta que utilizamos no processo de automação tem um custo muito baixo de manutenção e, por já estar disponível no mercado, não tem nenhum valor para implantação. E estes foram os porquês em optar por não desenvolver a ferramenta do zero: implantar uma ferramenta disponível e amplamente testada com baixo custo para resolver o problema do cliente.
Voltando ao processo de compras e vendas da empresa…
1. O lado do cliente
Para aquisição dos produtos da empresa citada, o cliente pode acessar diversas plataformas de e-commerce (website próprio e 3 dos maiores marketplaces atualmente no Brasil — Mercado Livre®, Magalu® e Olist®). Essa facilidade para o cliente não foi alterada, pois a diversificação de canais de vendas é que garante o sucesso nos e-commerces atualmente.
Na plataforma escolhida pelo cliente, ele segue o processo de compras indicado no(s) marketplace(s) e, ao finalizar, essa compra é registrada para a empresa do meu cliente.
2. Após o recebimento do pedido – o lado da empresa
Antes da automação dos processos que irei descrever na próxima seção deste artigo, a empresa mantinha, como citado anteriormente e pode ser observado na seção destacada “Company Structure” da imagem, quatro operadores de negócios (um para cada uma das plataformas de vendas — website e marketplaces). Durante o monitoramento das plataformas, ao perceber uma venda com pagamento confirmado, o operador imprimia o pedido e dirigia-se ao estoque para separação e embalagem do(s) produto(s). Finalizada esta etapa, o operador providenciava a etiqueta (rótulo) com os dados para envio (nome do cliente, endereço etc.), acessava a ferramenta SIGEP® dos Correios para gerar a etiqueta de postagem e PLP e solicitava coleta. Após a confirmação de postagem por parte dos Correios, este operador atualizava a situação do pedido na plataforma que foi realizada a compra e enviava email para o cliente com o código de rastreamento (alguns dos marketplaces exigem que o código de rastreamento e nota fiscal sejam incluídas na plataforma também).
Todo esse processo, embora utilizando um computador, ocorria de forma manual e onerando muito a empresa.
O operador de negócios, além de realizar as tarefas descritas acima, era também o responsável pela manutenção do estoque, realizando monitoramento a cada separação de produtos para entrega e, quando percebia estoque baixo ou finalizado, preparava uma lista para envio a fábrica para produção (o que é de se esperar que, por muitas vezes essa checagem falhou e, produtos importantes entraram para a lista de falta).
Para não ficar muito extenso, o processo de automação e pós-automação irei descrever em um novo artigo. Acompanhe minhas redes sociais para ser notificado sobre a publicação da segunda parte e também para ficar por dentro de novos artigos e publicações realizadas.
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Artigo publicado originalmente na plataforma Medium em 6 de março de 2023. O acesso ao artigo original pode ser realizado aqui.
Sobre o autor
Paulo Fernando Abse Benassi é formado em Sistemas de Informação pela Libertas – Faculdades Integradas de São Sebastião do Paraíso/MG. Analista de Sistemas, desenvolvedor web e analista de dados. Trabalha na área de tecnologia desde 2003. Desde o início da carreira, começou a estudar sobre a área tecnológica e nunca mais parou. Em aprendizado contínuo. Clique aqui para analisar os projetos e atividades desempenhadas pelo autor.
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